Ongeloof in de Kamer: nog altijd 'informatiechaos' bij Financiën en Belastingdienst
Het bewaren en archiveren van informatie op het ministerie van Financiën, de Belastingdienst en de Dienst Toeslagen schiet nog steeds ernstig tekort. Informatie wordt versnipperd bewaard, het overzicht ontbreekt en er wordt niet voldaan aan de regels van de archiefwet, blijkt uit onderzoek dat het ministerie zelf heeft laten uitvoeren. "Zeer zorgelijk", zeggen Kamerleden.
Informatie wordt tegen de regels in op allerlei plekken bewaard: onder meer in Outlook, andere mailboxen, privéarchieven, berichtenapps en op netwerkschijven. 'Chaos, een rommel', zo wordt het door betrokkenen omschreven. Er wordt wel gewerkt aan verbetering, maar medewerkers merken daar in de praktijk nog weinig van.
Vaak is onbekend waar specifieke informatie wordt bewaard en beheerd. De 'informatiechaos', zoals de onderzoekers het noemen, wordt nog verder vergroot doordat nieuwe tools om informatie te beheren worden gelanceerd, maar medewerkers daar niet van op de hoogte worden gebracht.
Eind 2020 concludeerde de Kamercommissie die de toeslagenaffaire onderzoekt in het rapport 'Ongekend Onrecht' al dat er grote problemen zijn bij het bewaren en archiveren van informatie op het ministerie en bij de aangesloten diensten. "Dat heeft bij herhaling geleid tot en ernstige belemmering van het functioneren van bewindspersonen", zo luidt het oordeel.
Een bende
Oud-staatssecretaris van Financiën Menno Snel kan daarover meepraten. Tegen de commissie verklaarde hij dat de informatiehuishouding op het ministerie 'echt gewoon een bende' was, en dat het hem vaak de grootste moeite kostte om informatie boven tafel te krijgen.
Op kritische vragen van de Tweede Kamer moest Snel het antwoord vaak schuldig blijven. Uiteindelijk kostte de toeslagenaffaire en de moeizame afhandeling ervan hem de kop. Ook nu – bijna tweeëneenhalf jaar na het verschijnen van 'Ongekend Onrecht' – is het ministerie volgens de onderzoekers nog niet 'in control'.
Niks veranderd
D66-Kamerlid Alexander Hammelburg noemt de conclusies zeer zorgelijk. "Een goede informatiehuishouding is een voorwaarde voor een goed functionerende Belastingdienst. De staatssecretaris moet aan de slag om de problemen op te lossen."
"Er blijkt niks veranderd te zijn", zegt ook Kamerlid Pieter Omtzigt. Volgens hem heeft dat negatieve gevolgen. "Want als je geen beleidsinformatie hebt, neem je de verkeerde besluiten. En moet je steeds veel geld uitgeven om informatie bij elkaar te zoeken."
Dat laatste blijkt ook wel uit een voorbeeld dat de onderzoekers geven. Vorig jaar moesten maar liefst 110 extra medewerkers worden ingezet om informatie bij elkaar te zoeken, te schonen en structureren die was opgevraagd door de Parlementaire Enquêtecommissie Fraudebestrijding en Dienstverlening.
Ook PvdA-Kamerlid Henk Nijboer is teleurgesteld. "Het speelt al jaren en het had nu echt beter moeten gaan", aldus Nijboer. "Alles in één dag oplossen lukt niet. Maar dat het er nog steeds zo slecht aan toe is, is ernstig."
Cultuurverandering
De onderzoekers adviseren om de versnippering van informatie met urgentie aan te pakken. Verder is een cultuurverandering nodig: medewerkers moeten leren om overheidsinformatie op de juiste manier op te slaan, zodat deze gemakkelijker terug te vinden is.
In een reactie schrijft het ministerie dat er inderdaad nog veel te verbeteren valt. Binnenkort beginnen bewustwordingscampagnes om medewerkers te doordringen van het belang van goed archiveren.
Komende maanden komen het ministerie, de Belastingdienst, de Dienst Toeslagen en de Douane met aanvullende plannen hoe ze de informatiehuishouding kunnen verbeteren. Het doel is om uiteindelijk wel aan de archiefwet te voldoen. Onder het tapijt
Het rapport staat al enkele weken online, maar de Tweede Kamer heeft het nog niet. "Dit had onmiddellijk aan de Kamer moeten worden gestuurd", reageert Omtzigt fel. Hij vindt het onbegrijpelijk dat dit niet is gebeurd. Onlangs stelde Omtzigt nog vragen aan de premier hoe het staat met de informatiehuishouding op Financiën en bij de Belastingdienst.
"Het ministerie moet leren om open te zijn over wat er niet goed gaat", vindt ook Nijboer. "Als je dat onder het tapijt moffelt wordt het nooit beter. En er is nog veel verbetering nodig want het gaat nog helemaal niet goed zo." Volgens het ministerie is de bedoeling om het rapport later dit voorjaar alsnog naar de Kamer te sturen.
Reactie ministerie: 'We zijn er nog niet'
"De programma's die lopen hebben tijd nodig om effect te hebben. Als je kijkt naar wat er loopt is er wel vertrouwen dat dit tot het gewenste resultaat leidt. Als dit goed wilt organiseren, is het niet van de ene op de andere dag geregeld. Dit onderzoek is juist gedaan om ervoor te zorgen dat we er alles aan doen om het programma te laten slagen."
"We zijn er nog niet. Het is een tussentijdse evaluatie. Maar juist zo'n analyse helpt om het proces gaande te houden en de juiste prioriteiten te stellen. Het programma loopt nog tot 2024. Dan is overigens nog niet alles op orde. Na de zomer hopen we te weten wanneer we 'in control' zijn."
